Management/Procesní řízení/Procesní mapa

Každá společnost má velké množství procesů. Cílem společnosti je aby tyto procesy byly přehledné. Proto jsou ve společnosti vytvářeny procesní mapy, představující grafický přehled procesů a jejich strukturu. Procesní mapu (Process map) proto lze definovat jako schematické znázornění průběhu procesu jako sledu určitých činností, výsledkem je mapování procesů. Mapa procesů může být na konceptuální úrovni univerzální, na úrovni detailní se obvykle nazývá jako referenční procesní mapa nebo referenční procesní model.

QA Process Map

Mapování procesů

Mapování procesu je činnost, která v sobě zahrnuje vytvoření mapy procesů. Pro mapu procesů či procesní mapu existuje mnoho dalších termínů, které vyjadřují totéž jedná se například o názvy: podnikatelský model, model podnikání, procesní model. Mapování procesů je založeno na metodě strukturní analýzy.

Zásady strukturní analýzy

• Porozumění procesu pomocí procesní mapy, která přehledně graficky znázorňuje prvky (objekty nebo informace) a činnosti (vykonávané člověkem nebo strojem).
• Z procesní mapy musí být zřetelně vidět, jaké činnosti proces vykonává.
• Procesní mapa musí být vnitřně konzistentní.

Znázornění procesů

Procesy se dají v podniku zachytit třemi způsoby (pomocí textu, tabulky či graficky). Znázornění textové je obtížné na čtení, protože srozumitelný popis vyžaduje poměrně komplexní formulaci, text se nesnadno strukturuje a proto se i obtížně čte. V případě znázornění ve formě tabulek je nevýhoda v tom, když jsou tabulkové struktury nejednotné, a velké tabulky se rychle stávají nezvladatelnými a nepřehlednými. U grafického znázornění musí být dodržen jednotný koncept, který je potřeba stanovit ještě než se začnou procesy zpracovávat. Grafická podoba se dlouhodobě osvědčila jako nejpřehlednější a nejsnáze čitelná i při velkém rozsahu dat.

Vývojové diagramy

Vývojové diagramy jsou grafickou pomůckou, která může významně usnadnit pochopení procesů v podnicích a současně může být i součástí dokumentace (pracovní postupy, procedury, příručka kvality atd.). Jde o nástroj který s využitím několika základních symbolů popisuje vývoj nějakého procesu v časové posloupnosti. Symboly používané ve vývojových diagramech jsou popsány v normě ČSN ISO 5807.

Software na tvorbu procesní mapy

Podřídit si funkční BPMS přijde na hodně set tisíc. Modelovat se samozřejmě dá i v PowerPointu, ve Visiu ba dokonce lze vytvářet modely i v Excelu. Má to dva základní nedostatky - v těchto kancelářských programech nemáte k dispozici metodu, čili musíte si ji vytvořit. Za druhé jsou modely ukládány v dokumentech, nikoliv strukturovaně v databázi. Takže nemůžete jednou objekt definovat a pak ho mnohonásobně používat ve všech jeho výskytech a vztazích (toto úplně neplatí o Visiu, to má specializované nadstavby). Modelovat za darmo lze pomocí softwaru Savvion Process Modeler, Tibco Business Studio, ActiveModeler Avantage a Intalio Designer.