Management/Procesní řízení/Řízení procesu

Řízení procesů (Process Management) je především o organizování, koordinování a řízení a jejich neustálém zlepšování. Je to jedna ze základních a každodenních aktivit manažerů, ale i všech ostatních pracovníků. Procesy realizujeme, sledujeme, zlepšujeme, zkracujeme, ale někdy také natahujeme, zesložiťujeme, brzdíme. Procesy jsou všudypřítomné, ať jsou dobré nebo špatné a ať je necháváme jejich osudu nebo je řídíme procesním řízení či projektovým řízením. Proces je sled činností, které na sebe vzájemně navazují, vytvářejí tok práce postupující od jednoho člověka k druhému a tvoří hodnotu. Klíčová je schopnost organizace průběžně procesy zlepšovat. To se bez lidí neobejde, protože návrhy a samotné zlepšování musí vždy vycházet od lidí.

Stupně řízení dle modelu CMM

0 - neexistující řízení: Procesy a jejich řízení je zcela chaotické
1 - Počáteční (Initial): Procesy jsou realizovány adhoc
2 - Opakované (Repeatable): Dodržuje se určitá kázeň nezbytná pro provádění základních opakovaných procesů
3 - Definovaná (Defined): Procesy organizace jsou zdokumentovány
4 - Řízená (Managed): Procesy jsou řízeny a provádí se měření jejich výkonnosti pomocí KPI
5 - Optimalizovaná (optimized): Procesy jsou trvale zlepšovány, existuje inovační cyklus na procesech a řízení

Přístupy řízení

Funkční přístup (funkční řízení) - byl definován již v roce 1776 Adamem Smithem a vychází z tradiční dělby práce podle specializace a je založen na rozložení práce na nejjednodušší úkony tak, aby byly jednoduše proveditelné i nekvalifikovanými pracovníky. Funkční přístup vede k dělení práce s důrazem na jednoduché činnosti. To vede k rozdělení práce mezi organizační jednotky, které jsou rozdělené na základě odborností (funkcí).
Procesní přístup (procesní řízení) - dává do popředí toky činností jdoucí napříč organizací, tedy procesy. Zejména opakované procesy. Procesní přístup je tedy oproti tradičnímu vertikálnímu funkčnímu přístupu založenému na navrhování a změnách formálních organizačních struktur zaměřen více horizontálně - na procesy. Procesní přístup se stal doslova hitem v 90. letech 20. století, kdy se začalo intenzivně hovořit o procesech a reengineeringu a to mimo jiné díky intenzivnímu nástupu moderních informačních a komunikačních technologií, které umožnily radikálnější změny procesů v organizacích.
Projektový přístup (projektové řízení) - je způsob řízení, kterýž je uplatňován na projekty, tedy takové procesy, které jsou unikátní, jedinečné a často se nalézá jejich optimální řešení až v průběhu realizace. Na rozdíl od procesního řízení, které je zaměřeno na opakované procesy je projektové řízení zaměřeno na unikátní procesy.

Metody řízení procesů

BCM (Business Continuity Management)
BPM (Business Process Management)
ITIL (řízení ICT procesů)
Six Sigma
Demingův cyklus (Deming Cycle, PDCA Cycle)
DMAIC - cyklus zlepšování (Improvement Cycle)
Statistické metody
ISO 9001 Systém managementu kvality
Total Quality Management (TQM)

Organizace práce a firemních procesů

K tomu, aby se mohla firma stabilně rozvíjet a růst, musíte mít čas na strategické plánování a inovace. Potřebný čas získáte organizováním aktivit a zjednodušováním procesů. Pokud dáte pryč vše co nepotřebujete, nepoužíváte, není efektivní, tak zůstane jenom to důležité a podstatné, čímž získáte čas a prostor se zaměřit na to skutečně podstatné. Volte a plánujte procesy tak, aby byli co nejvíce samoregulovatelné, obsahovaly zpětné vazby a řídící a regulační prvky, a především aby umožnovaly změny a schopnost se rozvíjet a přizpůsobovat.

Při organizaci práce a firemních procesů nezapomínejte na vhodnou komunikaci. Ideální efektivní komunikace spočívá v přímém kontaktu s lidmi, protože při tom vznikají pevnější, hlubší a harmoničtější vztahy než prostřednictvím telefonu, e-mailu nebo jiné technologie. Řízení procesů není pouze chladný a logický a mechanický proces, jeho správné fungování záleží nejen na formální definici podoby procesu, ale především na lidech, kteří se na procesu podílejí a vykonávají ho, nebo jej řídí a optimalizují. U činností které se opakují a mají stejné řešení, s výhodou systematizuje a udělejte z něj proces. Nebudete pak muset pokaždé znovu a znovu vyvíjet to samé řešení, ale zato celý proces co nejvíce automatizujte, vytvořte z něj rutinu.

U činností které jsou různé ale mají podobný charakter i podobný charakter řešení, vytvořte z nich metodu. Metoda je pružnější než rutina, připomíná algoritmus, zobecněný postup pro podobné situace, nebo stejné situace rozdílných parametrů. Umožňuje větvit řešení do různých scénářů.

Externí odkazy

Caflou.cz: Jak zlepšit produktivitu pomocí vylepšování řízení procesů - obsáhlé návody jak řídit procesy, projekty a firmy